Contoh Perkantoran Modern

Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat‐mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi bergerak (mobile)serta pesatnya perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini.

Otomatisasi Kantor

ƒ Dimulai tahun 1960‐an IBM menciptakan istilah Word Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya. Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk‐produk perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran. ™

Komponen Aplikasi dalam OA

Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.

Aplikasi‐aplikasi dalam OA adalah :

o Word processing

o Electronic and voice mail

o Computer calendaring

o Audio conferencing

o Video conferencing

o Computer conferencing

o FAX

o Videotex

o Imaging

o Desktop publishing

o Word Processing

Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.

Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal, dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil/disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif. Dalam perkantoranmodern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

• Electronic and voice mail

Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail‐box apabila telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail‐box yang berisi pesan‐pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan pesan‐pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya. Electronic mail atau sering disingkat e‐mail, konsepnya sama dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung dalam satu jaringan komputer.

Seorang pengguna e‐mail mempunyai mail‐box atau folder disebuah mail‐server yang terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan ke dalam mail‐box dengan menyebutkan alamat e‐mail yang dituju walaupun si pemilik mail‐box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer. Untuk membaca pesan‐pesan yang diterima, seorang pengguna harus membuka mail‐boxnya.

• Computer calendaring

Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan tersebut melalui penanda (alarm). Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke semua komputer

• Audio conferencing

Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang‐orang pada tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik tertentu. Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan oleh komputer yang dilengkapi dengan Chat Server.

• Computer conferencing

Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun audio‐visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna komputer untuk melakukan hal ini.Tersedia banyak ruang diskusi berupa board services maupun chat channel yang disediakan oleh portal dalam internet. Board Sevice adalah layanan untuk saling berkirim pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.

• FAX

Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon menggunakan Modem. Hasil penerimaan fax pada Kantor Maya

Keuntungan yang dapat diambil bila menggunakan kantor maya adalah :

• Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture, AC dan lain‐lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sekali‐sekali orang bertatap muka.

• Mengurangi biaya penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.

• Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.

• Mengurangi pekerjaan‐pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.

• Mendukung kegiatan sosial, orang‐orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.

Contoh Aplikasi Komputer untuk Kantor

Program aplikasi komputer yang mampu mendukung otomatisasi perkantoran adalah Microsoft Office, Lotus Suite, Corel WordPerfect Office. Yang sangat mendukung operasi kantor maya adalah penelusur situs web di internet. Program‐program itu misalnya Internet Explorer, FireFox, Opera dan Netscape Navigator.